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全面综合工作管理方法的探讨研究

作者2019-03-29 13:57未知

全面综合工作管理,是指对过去、现在和将来的有关管理因素与现行的各项工作组成一个整体,通过对各种工作共性问题的一般处理,进行统筹管理。面对从内容到形式都十分庞杂而又繁忙的各种工作,任何管理者都需要全面综合的方法总览驾驭全局。因此,全面综合工作管理的方法是一种时时处处都需要,且是非常重要的管理方法。然而管理教科书中却无此方法。虽然有整体、系统等的理论,因为没有实际具体应用的可操作方式,所以人们日常主要还是采用工作笔记、工作月历等传统经验,其效能简单,作用有限。当今出现的一些管理类软件,主要是以办公为主加管理或专项的个人信息管理等类型。在开发设计上,突出了信息的技术方法,却忽略了现代管理理论的指导和相应科学管理功能的设置,从而使其亦难胜任。为此,笔者从十多年前开始寻找、实践与探索,经不断总结和完善,最终形成一种全面综合工作管理的方法—时间空间管理法。作为探讨与交流,现分述如下。

  1.时间空间管理法的基本原理与方式

  时间与空间是宇宙中普遍存在的一种自然现象。时间是由过去、现在和将来形成的一种连绵不断的、一去不复返的均速流程,是物质运动持续性的表现。空间是由长、宽、高构成的一个范围,是物质广延性的表现。世界上的一切事物都具有时间与空间两个要素,缺一不可,并是以时间与空间的形式存在。任何管理对象及其管理活动,也都具有时间与空间这两个要素,且是以时间与空间的形式而运动。管理中的时间,是指管理活动的开始、运作至结束的过程;管理中的空间,是指管理对象及其管理活动所处的区域与规模。时间空间管理法,是依据时间与空间的基本原理,针对各种工作的共性和运用管理的职能,通过综合计划、组织执行,督察落实,总结提高四个环节及其特定的方式,对工作实行全面综合管理的一般科学方法。

  时间空间管理法从时间与空间的范畴实践与探求全面综合工作管理的一般规律及其方法:在空间上,明确管理的任务和目标,将全部管理因素划分成若十个管理项目,再综合成一个有机联系的整体,实施系统的动态管理,处理好各项工作之间的主从、重轻、难易、多少等关系以及管理活动过程中内容的变动与结构的调整或重组。在时间上,明确工作的起讫过程,把握影响时间的内外因素,处理好各项工作及其之间的先后、急缓、长短、远近等关系,重点是时间的利用及其效益。在时间与空间的关系上,明确各项工作及其运行之中的相互联系,把握住整体与局部和统筹处理好综合关系,保证总体工作管理运作有序和任务的全面完成。在长年的管理过程中,探索和总结、掌握与利用长期的规律性,实现长效管理,不断提升全面综合工作管理的科学水平。为便于统一各种纷繁工作的全面综合管理,本法以年、月、日为管理时间单位,以年为管理周期,针对综合计划、组织执行、督察落实、总结提高四个环节需要解决的间题,对应设计年度综合表、月度综合表、工作志和综合信息志,作为便于具体操作的管理方式,成为可以依照实际应用的统一系列方法,使工作的全面综合管理科学规范、有序高效。

  2.时间空间管理法的运用

  现结合笔者长期的工作管理实践为例,说明时间空间管理法的具体运用。

  2. 1综合计划

  综合计划,是指经过分析研究管理对象,将全部管理因素划分为若十个管理项目,经归类再综合成一个有机联系的整体;通过运用时间空间管理法年度综合表,统筹安排好年度管理计划的主要工作。计划是管理活动的起点和依据,是首要环节。

  2.1.1对管理对象的分析综合及年度工作管理计划的制定。首先,按照系统科学的思想分析管理对象的内容、构成及相互关系;然后依照任务和工作目标并有利于整体效益的原则,将所有管理因素分成职责工作与相关工作(部分与职责工作联系密切的)两大类;再将其逻辑划分成九个管理项目;并区分出主要、重要与次要三类;且从中确定需要注意抓好的重点(组织,重点是职责工作中的主要部分,承担的主要责任,首先必须要做好的业务)、难点(车务,难点是难度大的业务,不容易做好的工作,需要长期的坚持与努力)与安全(档案、印信、行车,除职能部门外,安全是一切工作管理中的重要事务,不可忽视与大意,安全上出问题,会毁掉工作所付出的努力,事故严重的甚至是灭顶之灾)三项特殊业务;还要确立具有规律性的定期例行工作;最后,勿忘需齐抓共管、相互协作、甚至是全员参与事关全局的要务(如文明单位创建、达标升级等)。经过上述步骤,由此综合成一个分类有序、主次清楚、有机联系的整体,实行统筹管理。在实际管理过程中,还要注意各种关系的变化以及其他方面的各种情况。最高管理层进行的初次分析综合,会涉及到体制机制方面的间题。体制机制是管理的基础,若其不顺,会引起持久性的甚至是全局性的高耗低效。抓好此环节,可以明确岗位职责,避免责任的重迭、缺位和越俎代庖,理顺关系,也能对管理对象形成一个系统的和明确的认识。通过这样的深入分析与系统综合,再根据当年的形势、任务和内外因素等实际情况,统筹制定年度工作管理计划。如果面对的是新工作或新单位,此环节也是了解学习新业务、熟悉掌握新情况的初始阶段。

  本节上述管理项目是围绕职责工作,从内容、地位、特点、节律、协作、性质六个方面进行的分析与划分。然而,存在于一定环境里的工作管理运行过程中,还会涉及或遇到各种复杂的因素,带来或造成各样的重要影响。这些具有公共性的重要因素,可以归纳为六种需要注意加强管理的工作:基础性管理工作,对外关系,动态的应变,突发事件应对,战略规划及实施,改革创新。它们会牵连到各个管理项目,所以还要从总体上进一步统筹兼顾。

  2. 1. 2时间空间管理法年度综合表。

  年度综合表,是通过时间与空间结构方式,将各个管理项目中主要的和定期例行的工作进行年度安排,便于全局综合管理的动态表格。表中设时间栏,管理项目栏和备注栏。管理项目的顺序,依照管理的要求或者逻辑的关系排列。时间栏与管理项目栏对应的格子称时空方格,方格中的简短语句或符号等,便是主要工作及有关情况。表中时空方格的竖线,须是浅色虚线,文字可以向右跨格填写。管理项目占用的行数,根据记载的内容而增减。当增加新的工作时,插入新的管理项目;如转到新岗位,则制作新的年度综合表续接其后。

  2. 1. 3时间空间管理法年度综合表的应用。把年度计划的主要内容和定期例行的工作,简要填入综合表内,科学统筹安排好年度主要工作。岁末年初,回顾总结上年工作,安排好新年管理计划。

  分类记录、反映、查阅年度工作管理过程的主要情况,检索管理活动的具体情况。

  通过不断实践,探索、认识、掌握与利用工作管理的年度规律性。

  充分调动发挥各方智慧和积极性,科学民主决策与运筹,管好理顺全局的年度工作运行。 年度综合表的时空结构方式,便于管理者从横向时间上分析主要管理因素的先后顺序与联系;便于纵向空间上分析各管理项目之间的相互联系、影响与协作;通过时空管理因素的综合,便于年度全局主要工作的安排和工作管理规律性的掌握。此表具有分析、综合、计划、组织与事前调控的功能。管理者通过年度综合表反映的计划等简要内容,从宏观总体的高度上认识年度工作的规律性,掌握好全局的管理。

  2. 2组织执行

  组织执行,是指运用时间空间管理法月度综合表,对主要、重要和定期例行的工作进行统筹安排,组成协调运行的整体,将年度计划展开实行。计划的贯彻,需要将各种管理因素通过很好的组织才便于执行,是管理活动的重要环节。

  2. 2. 1时间空间管理法的时间管理。管理活动的过程即是时间,时间管理是管理活动中的一项重要内容。管理活动的起讫,存在着两个并行的过程:一是管理对象运动的客观过程,二是与管理对象相结合的主观管理过程。管理者要遵循客观过程的规律,又可通过人为的科学调控,影响管理活动的时间因素,以达到管理的目的。主观管理必须和管理对象的客观规律很好地结合起来。时间是资源,即成本,有时甚至比金钱更宝贵。管理者往往事多时少,因而必须加强对时间的科学管理与利用。本法时间管理,以事物的历程为序,核心问题是时间管理因素与空间管理因素实现最佳组合,使时与事的安排科学合理且高效,主要体现在以下十个方面:

  时间的意识。首先需要提高对时间价值的认识,明确时间管理的重要意义,学习和掌握利用时间的方法与技巧,以达到运用自如和养成良好的习惯。

  时间的计划。根据工作的任务与目标,科学合理地安排时间。对客体,要根据事物运动的规律和其他的客观条件,处理好事情轻重缓急的顺序,着重组织好近中期的工作,注意计划的时间余地,即以事定时;对主体,要根据自身情况,把有关的事情安排在适当的时间里进行,即以时定事,注意劳逸结合。成熟的经验,形成工作制度或劳作方法。

  时间的计算。对管理活动的具体过程和全过程所需要的时间,进行科学分析计算,使管理活动有一个明确的或定量化的依据。成功的实践,制定成工作时间标准。

  时间的统一。管理活动必须有统一的时间表,以便全体共同遵守,相互协调配合,统一行动与进度,有序进行,如期完成,保证整体的管理效益。

  时间的利用。用大部分时间处理重要事务;用小部分时间处理次要事务。用充足的时间专门解决要事;用零碎的时间分散办理琐事。在黄金时段从事重要工作;在普通时段从事一般工作。把适当的事情放在恰当的时候做;在适合的时候十合适的事。时间的划整为零与化零为整。采用科学的理论方法和先进的技术工具等等。

  时间的节约。马克思认为:一切节约归根到底都归结为时间的节约。时时处处注意节约时间,避免时间的浪费与徒劳。

  时间的节点。是指事物发展历程中某一关节点上对于人类活动具有重要意义的时间因素,它是机遇与运气,或是忌时与灾祸。把握好节点的时机,可以获得很好的收益或避免重大损失。在工作管理中,需强化意识,掌握情况,科学预测,敏锐判断,果断决策。

  时间的控制。面对繁复的工作,管理者要有主动掌握自己时间的意识和习惯。时间可控制,按计划进行;时间无法控制,则见机行事。

  时间的效益。这是时间管理中最重要的。首先是效果—注意做正确的事,避免高效率地做错误的事;其次是效率—注意正确地做事,提高投入产出比。简化办事程序和方式;任务的适当分解与合并;采用高效的作业方法工作雷厉风行快节奏尽早完成任务等等。

  时间的检查。通过计划与执行情况的定期对照检查,以便及时发现问题进行调整和改进。最终的总结形成经验,使时间管理的水平和能力得到提升。

  2. 2. 2时间空间管理法月度综合表。月度综合表,是通过时间与空间的结构方式,用来组织与调控平时主要、重要和定期例行工作,统筹全局综合管理的动态表格。表中设时间栏,天气栏(气象与人类生存、生活与工作关系密切,是工作管理中的特殊因素,故设此栏)和管理项目栏。以第一个字对应的(或箭头指向的方位)时空方格表示即目的此项内容。同目有多条信息的,可上下行并列记录,并用花括号连起来。如当日的方格被占用,可记录在上一行或下一行,用d或a表示内容的方位。重要公务用黑色字迹,定期例行工作用蓝色痕迹,主要大事用红色笔迹。对近日、数周或数月后要做的重要事情或计划,作好标注,以便及早做好准备。

  2. 2. 3时间空间管理法的管理活动过程的组织。管理活动的规模有大小之分,难易程度有繁简之别,但组织的思路与方法是有共性的:在遵循工作客观规律的前提下,应时宜地充分发挥科学主观能动性,任何活动都可以通过时空二维结构综合表的方式进行统筹兼顾地安排。平时各种工作的管理,主要依靠严格执行科学完备的各种规章制度,按部就班地运行,但有些特殊工作或大型的社会活动,由于其中的各种因素关系复杂,联系紧密,时间性强,且有一定的要求,因而需要通过采用定量化的方法制定活动方案,作出整体周密的综合安排,明确步骤进程,更好地协调、控制与掌握全局。

  2. 2. 4时间空间管理法月度综合表的应用。注意过去、当前和未来,抓好运行中的中心与重要工作,统计认识,齐心协力,加强联系与交流,统筹组织并调控好。

  诸因素(特别是人这个主要、关键和复杂的因素),努力实现月度全局工作管理活动的顺利运行。

  用文字定性简述;用数学方法定量计算与分析。

  把平时常做、应做与必做的事情,形成制度,严格执行,持之以恒,使其科学规范、有序稳定。将非常规的事务,如消防工作,转化成防范未然的日常工作运行。

  分类记录、反映、查阅月度工作管理过程的重要情况,检索管理活动的具体情况。

  每月底,回顾小结本月工作执行情况,计划下月工作安排。

  月度综合表的时空结构方式,能直观简便地协助管理者通观二维表格中工作管理因素的时空分布,是计划执行表、工作时间表、信息记录表和管理运行表。此表具有计划、组织、指挥和事中调控的功能。管理者通过掌握月度综合表中的重要内容,从中观层面承上启下地组织好平时管理活动的开展,努力实现总揽全局的良好运行。

  2. 3督察落实

  督察落实,是指运用时间空间管理法工作志将管理项目划分成细而明确的业务,通过各种方式的督促检查,了解情况,协调矛屑,解决困难,防错纠偏,发现推广先进,指导工作,扎实有序地逐日抓好繁杂具体工作的完成,促进和确保全部工作计划的实现。计划的完成,事业的成功,最终必须靠一天天的时间和一件件具体工作的贯彻而实现,具体事情虽小,但完成的好坏却关系到整体,甚至能影响最后的成败,只要不落实便落空。习近平总书记曾指出:抓落实是领导工作中一个极为重要的环节。通过督察保落实,是管理活动的主要环节。

        2. 3. 1管理项目具体化。具体化,是将管理项目分解成大中小三个层级,是分析综合的进一步深化。如人资社保大项目可分解成计划综合、招聘退休、考核奖惩、职称培训、薪酬档案五个中项目;招聘退休中项目又可分解出岗位、招聘、聘用、调配、流动、退休六个小项目。中小项目的具体分解与设置,要依据实际情况而定。通过管理项目的细化,能进一步明确职责及其具体的任务,避免管理的自区,便于抓好工作管理和落实到位。

  2. 3. 2时间空间管理法工作志。工作志,是通过设置系统具体的工作管理项目目录,将工作过程的有关信息及时主动收集,去伪存真,分类记载和有效利用,处理好每天的具体事务,加强督促检查,确保日常工作井然有序和落实完成的管理手册。管理项目的目录顺序与综合表中的一致,其结构为大项目与中项目两个层级。通过此体例,深入认识全部管理项目,抓好各项具体工作,使管理更加细致有条理;通过此体系,系统反映工作管理的具体过程和全貌。为了安排好繁杂的日常具体工作,还需要增设两个排列在前的管理项目:第一项为日程工作,结合月度综合表,用于安排每日的工作并记下每天所做的重要事务,形成可供日后备查的序时帐。第二项为备忘录,帮助管理者记载、记忆和灵活处理各种琐事杂务。最后,再增加工作通信项目,此为平时常用的工作通信名录,以方便日常工作中的联络和信息交流的管理需要。其目录:

  日程工作。

  备忘录。

  会议接待(会务会议、工作例会、信访接待、校长信箱)。

  组织统战(组织建设、组织活动、党费管理、统战工作)。

  宣传思想(政治学习、内外宣传、文明创建、大事记、网站管理)。

  人资社保(计划综合、招聘退休、考核奖惩、职称培训、薪酬档案)。

  机要保密(机要文件、内参刊物、保密工作)。

  文书档案(本校发文、文件管理、档案整理、档案保管、档案利用)。

  车务管理(值班表、车辆调度、车务统计、综合事务)。

  综合公务(此项目特殊,全部由小项目组成:印信、介绍信、校务公开、招生、双拥、教育储蓄、作息时间表、值班表、值班、公务出差、其他事务)。

  重要大事(其中特设百年校庆)。

  工作通信。

  工作志的格式。大管理项目下以中管理项目为单元;划分有小管理项目的,其目录标注于中管理项目单元首页的上方。各单元内顺序:记事在前,重要文章、表格(图表)和照(图)片依次续后。文字类:以月、日为序随时记载日常要事,主要大事用红色笔迹,其中记载内容亦包含工作计划、会议记录、调研考察和其他等重要文档。表格(图表)类:对需要用文字叙述的一组规律性现象,采用普通表格方式;对需要用数据来反映的一组规律性现象,使用统计表格或图表的方式。表格与图表是一种简洁高效的信息处理模式,不仅易于量化显示工作管理的状况,也易于反映其发展变化的趋势和规律。照(图)片类:将主要事件的照(图)片,通过印制或剪贴等力-法成为形象化资料,载入工作志。

  2.3.3时间空间管理法工作志的应用。日常工作具有事务庞杂、琐碎繁重、规范重复、既定随机、量大耗时等特点。因此,要根据轻重缓急实际情况以及人体生物钟原理,有条理地安排好每天的工作,养成良好的处事习惯。

  利用多种方式加强对日常工作落实情况的督促检查(含自我检查与接受上级的督察),防微杜渐,实事求是地反映工作具体原貌,定量定性地进行分析研究,努力实现日常工作的实效、高效与长效。

  加强工作责任心,规范办公行事,注意关键细节,掌握具体过程,把日常事务脚踏实地做实、做好、做优。

  分类记录、反映与查阅全年工作管理过程的各种具体情况。

  配合年度综合表和月度综合表,实行布置、督察、汇报的管理机制,确保各项日常具体工作全部保质保量按时完成。

  工作志按照空间与时间的结构,分类系统地反映工作管理过程中的各种具体情况,有助于进行日常工作管理的督促检查与落实。此志具有深化明确工作职责,详尽管理信息的记载、处理、保存和利用以及局部事后调控的功能。管理者通过工作志细化业务,从微观深度掌握每天具体事务的操作完成,以督察促进并保证落实。

  2. 4总结提高

  总结提高,是指通过工作完成情况与计划的检查对照,分析研究,得出指导性结论;并通过长期实践,将各种信息按照空间与时间的结构进行分类与综合,不断积累各种管理资料和正反面经验,掌握长期工作管理规律性,运用时间空间管理法综合信息志,促进科学先进管理水平的逐步提升。毛泽东有句名言:我是靠总结经验吃饭的。并说:善于总结经验,就是领导者的任务。总结,是提高管理水平的有效途径,是与计划首尾相对应的、管理过程结束的必要环节。

  2. 4. 1时间空间管理法综合信息志的信息处理。每年初对上年的工作进行认真全面实事求是地总结,反映成果,查找间题,分析因果,掌握规律,以便改进完善。将重要的管理信息和有助于管理的各种资料,分门别类地整理形成档案,日常备用。很需要的重要材料,随时搜集整理保存。深入分析研究综合信息,探索其规律性。通过再加工整理、编研与多次开发,充分提高综合信息的利用价值和潜在价值。

  2.4.2时间空间管理法综合信息志。综合信息志,是在前三个环节的基础上总结年度工作,并逐年将各种需要的信息资料连续积累汇集成特定格式的文书档案,由此形成具有一定历史时期的、空时分类有序的、便于不断总结、查阅、利用和有助于提高科学先进管理水平的综合性管理信息集。综合信息志分为四大部分,每部分根据需要下设数级信息项目:

  单位概要(单位简介、单位领导、单位机构、单位人员、单位高知、单位党派、单位资产、单位荣誉、单位大事记)。

  工作管理(工作经历:基本情况、履历、工作大事记。工作综合:教学、体育、放映、狱政、人资社保、总务、党务、工会、档案、机要保密、办公室业务、统战、双拥。工作业绩:荣誉称号、各类证书、发表文章、编辑刊物、美术作品。工作总结:总结理论、经验总结、年度考核表、工作管理评估)。

  综合资料(国法党纪、专业标准与操作规范、单位重要规章和文件、电子文档目录、现代管理方法、文化学习资料、互联网站名录、长期备忘录)。

  通信交通(公务通信综合名录、长途区号和邮政编码、交通、地图)。

  信息项目的设立,根据实际情况和需要,并随工作经历的变化相应依次续后与添加。

  2.4.3时间空间管理法综合信息志的应用。逐年积累需要的资料,注意学习他人的先进经验以及吸取失败的教训,不断探索、总结、掌握和利用长期工作与管理的规律性,把信息提炼成知识,把经验上升为科学理论,再指导实践,循环往复,不断提高。

  掌握长期全面的各种重要信息,是有关工作管理的资料来源,预测决策和计划规划的依据,也是开展和搞好管理工作的基本要求。

  分类记录、反映、查阅历年工作管理的各种重要文档、资料与实施中的长年计划规划等。 在不断总结的基础上,从深层次上认识和解决基础性工作是否扎实?体制是否合理?机制是否先进?运作是否高效?工作是否进步?事业是否发展等等这些重大间题。

  与综合表、工作志一起组成结构功能完整的管理信息系统,奠定科学先进的管理基础。

  综合信息志将长期的工作管理过程联贯起来,便于总体脉络的查阅、了解、把握和研究,从更长的历史、更广的范围和更高的层次上去认识,总结与提高,是工作管理的资料库、知识库和信息库。此志具有分类、综合、积累与利用各种需要的信息,总结与丰富经验,探索长期工作管理规律性的功能。管理者通过历年的工作总结,利用综合资料,掌握长期规律性,从综观的总体上不断改进完善工作,努力促进科学先进管理水平的逐步提高。

  每年的综合表与工作志合成时间空间管理法的年度工作管理簿,各年度的工作管理簿再与综合信息志组成。一部完整的时间空间管理法工作管理簿。它是在工作中形成、并在形成中用于管理的春秋之作,管理年鉴。随着年度工作管理活动周期的循环,由此不断促进事业的波浪发展与能力的螺旋提升。

  3.时间空间管理法的作用和意义

  时间空间管理法的最基本功能,是以规范、系统、连续、统一的时空方式,记录与反映事物运动发展的历史轨迹。管理者通过掌握各方面情况,便于分析研究和运作,并能履行与实现全面综合工作管理的职能,使之成为一种科学先进的和实用高效的管理工具。时间空间管理法属于一般管理的科学方法,既适合各类各级管理者的个人使用,也能应用于任何社会组织的管理。既可运用传统笔记本的方式操作,亦能采用现代信息技术的电脑、管理软件和互联网的方式高效运作。其作用和意义。

  为工作的全面综合管理,提供一种可依照特定形式具体操作的科学先进方法。

  方法科学规范,形式简明统一,功能符合需要,过程统筹连续,信息全面系统,运作有序高效,档案丰富完整。与任何管理方法都相容,并行不悖,相得益彰。

  提高全面综合工作管理能力,增强整体长期的管理效益。

  摒弃落后、粗放传统经验式的手段,实现科学先进的管理机制,形成良好的管理基础和提升管理水平,具有实际普遍应用的重要意义。

 
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